Importazione da casella E-mail

Gestione delle caselle E-mail

L’importazione diretta da caselle di posta elettronica significa che è facile includere la corrispondenza elettronica nella vostra gestione dei documenti, e tutti i membri dell'organizzazione possono trovare rapidamente e-mail e allegati, senza perdite di tempo. 

Importazione di messaggi di posta elettronica è così semplice che nessuno deve eseguire qualsiasi attività, è sufficiente configurare gli account di posta elettronica di importazione e lasciare fare tutto il lavoro a IPSDOC. Il sistema è in grado di connettersi al server di posta e importare automaticamente i messaggi in arrivo agendo come un comune client di posta elettronica. Una volta importati, i messaggi divengono documenti e possono essere cercati e condivisi tra il personale. IPSDOC non altera in alcun modo le vostre procedure reali e gli utenti potranno anche continuare a ricevere e-mail nel proprio programma di posta preferito, nessuno ha bisogno di sapere che IPSDOC sta lavorando sotto traccia. 

È possibile utilizzare questa funzionalità per automatizzare l’importazione attraverso il monitoraggio di specifici account di posta elettronica che vengono utilizzati per ricevere i documenti importanti provenienti dall'esterno della propria organizzazione. In questo modo il vostro archivio documentale sarà alimentato direttamente dai vostri clienti / partner. 

 

I VANTAGGI DI QUESTA CARATTERISTICA

  • Le email importanti vengono catalogate, ed indicizzate full-text senza l'intervento del personale
  • Non c'è bisogno di trasmettere messaggi di posta elettronica, dal momento che sono già condivise nell’archivio documentale
  • È possibile utilizzare account specifici come punti di ingresso per la documentazione esterna

DETTAGLIO DELLE FUNZIONI

  • Importazione da server di posta (supporto protocolli POP3 e IMAP)
  • Non invadente, IPSDOC agisce proprio come un normale software di posta elettronica (Outlook o Thunderbird ad esempio)
  • È possibile definire politiche di instradamento dei messaggi in arrivo verso una specifica cartella di destinazione
  • Supporto per archiviazione in sotto-cartelle: anno, mese, giorno
  • Le e-mail possono essere conservate come documenti .eml singoli, o esplose (corpo e allegati come documenti distinti)
  • Programmazione semplice ed avanzata delle scansione caselle
  • Registri e report delle attività