IPS_DOC

Gestione Documentale

Un efficiente sistema di gestione dei documenti è un fattore fondamentale per accelerare i processi di bussiness, riducendo rischi e costi operativi. IpsDoc è un sistema di gestione elettronica dei documenti, che, per le sue caratteristiche, può essere utilizzato dalle grandi aziende così come dalle medie e piccole organizzazioni, come un utile strumento per l'elaborazione del Knowledge Management, offrendo un'alternativa più flessibile e più conveniente ad altri applicazioni proprietarie. L'utilizzo di sistemi di gestione documentale da parte di una società aiuta a gestire l'intelligenza le risorse disponibili per l'azienda, in modo più efficiente. Questo porta ad un aumento della produttività a medio termine. Utilizzando questi sistemi, le informazioni, così come le conoscenze generate all'interno dell'organizzazione, possono essere universalmente accessibili.

La gestione dei documenti elettronici del vostro business sarà facile con IpsDoc

L'introduzione di IpsDoc per gestire documenti presso la vostra azienda, sarà facile. Uno degli aspetti più curati di questo software è infatti la sua usabilità. IpsDoc è un'applicazione per la gestione dei documenti con una interfaccia web che permette di eseguire le seguenti operazioni: la condivisione, l'impostazione delle politiche di sicurezza, controllo e ricerca di documenti aziendali e dei registri. Con IpsDoc gli utenti possono facilmente collaborare e comunicare. I documenti non vengono creati o consumati in un vuoto - le informazioni sono state create per uno scopo. Il flusso dei documenti attraverso il ciclo di business può essere gestito e monitorato. Dalla iniziale cattura e creazione, condivisione e collaborazione, attraverso le approvazioni, recensione e revisioni

IpsDoc assicura ai lavoratori dell'informazione la possibilità di trovare, usare, condividere e proteggere preziosi contenuti aziendali. Le risorse informative infatti contribuiscono al corso degli affari. Collaborare sui documenti nuovi o esistenti è centrale per quegli utenti che interagiscono con le informazioni aziendali. La sicurezza a cui è sottoposto l'archivio dei documenti permette ai team di lavoro di connettersi ai documenti critici, attraverso i più diffusi browser, anche alle organizzazioni decentrate.

IpsDoc può essere utilizzato in modi diversi

Installazione Stand-alon

 

  • Installa IpsDoc sul tuo PC (Windows, MAC OS X o Linux).
  • IpsDoc viene fornito con un database integrato e non richiede l'installazione di componenti aggiuntivi.

 

Installazione su Server condiviso 

 

Il miglior uso di IpsDoc è come un servizio condiviso.
È possibile implementare IpsDoc in un server accessibile da tutte le postazioni di lavoro nella vostra organizzazione.

 

 

Ufficio senza carta con IpsDoc

Affascinato dall'idea di un ufficio senza carta? 
Con la gestione dei documenti IpsDoc è possibile sostituire i documenti cartacei con la loro controparte elettronica, ottenendo un vantaggio competitivo derivante da una gestione più efficiente del vostro business, una più efficace protezione dei dati, una maggiore collaborazione e razionalizzazione delle operazioni.

Un sistema di gestione dei documenti, noto anche come sistema di gestione dei contenuti, generalmente può fornire archiviazione, controllo di versione, gestione dei metadati, sicurezza, così come le possibilità di indicizzazione e recupero.

La nostra soluzione è molto efficace per qualsiasi tipo di attività in quanto può aiutare in vari modi:

  1. Maggiore sicurezza dei dati. Un DMS può garantirvi che il controllo degli accessi e l'accesso privilegiato ai vostri dati aziendali restino sotto controllo. Questo è possibile poiché ogni operazione di accesso a qualsiasi documento viene registrata. I file memorizzati e le e-mail possono essere crittografati per aumentare la sicurezza dei dati. Lo spazio è risparmiato dal momento che non sarà necessario impiegare capitale per realizzare un magazzino o un piccolo ufficio per immagazzinare fisicamente i documenti cartacei precedenti.
  2. I costi sono ridotti a partire dal deposito per arrivare ai livelli di distribuzione. La condivisione di file digitali o il loro accesso tramite lo stesso mezzo è decisamente più economico rispetto alla carta, faxare un documento è più costoso, inviare una e-mail costituisce un'alternativa più economica.
  3. I privilegi di accesso, come i dati, possono essere limitati a un gruppo specifico di utenti e questi possono scambiare informazioni in modo digitale come prima facevano su carta.
  4. Un sistema di Gestione Documentale rafforza le procedure aziendali nei dipendenti in quanto può far sì che tutti seguano i processi di approvazione i quali possono variare di rigidità nel tempo. Questo assicura che l'azienda operi in modo coerente.
  5. Le normative Sox (Sarbanes Oxley) e HIPPA (Health Insurance Portability e Accountability) saranno rispettate con l'aiuto di un DMS.

SCEGLIERE IL GIUSTO "DMS"

Sul mercato ci sono molti sistemi di gestione dei documenti, ognuno con le proprie caratteristiche e peculiarità. Alcuni sistemi sono decisamente complessi e costosi, ma altri sono più semplici, più economici e più adatti per le piccole imprese. Allo stesso tempo, si deve prestare attenzione ai requisiti di prestazioni e hardware. Infatti un software può essere esteticamente molto bello, ma un disastro dal punto di vista delle prestazioni, o potrebbe richiedere una dotazione hardware di rilievo. Questo potrebbe aumentare i costi complessivi della soluzione.

Creazione ed aggiunta di Documenti a IpsDoc

Oltre ai documenti scansionati, che di solito sono inviati via fax o per posta, ci sono alcuni altri modi in cui i documenti possono essere aggiunti a IpsDoc. Le persone possono facilmente trascinare e rilasciare i file sulle cartelle situate in IpsDoc, e modificarli con applicazioni di terze parti come gli strumenti di Microsoft Office. Una delle caratteristiche più importanti è la capacità aggiunta di mettere in sicurezza i documenti creati all'interno di uno specifico gruppo di utenti.  Inoltre, la sicurezza sulle cartelle non è limitati ai soli gruppi, singoli utenti possono essere attivati di volta in volta per l'accesso alle cartelle e ai documenti ivi contenuti.